1.组建签证专项管理团队

    建筑企业要组建一支签证专项管理团队，对项目中的签证工作进行专项管理。团队成员中应至少配备一名造价人员、技术人员、法务专员，分别从施工技术、工程造价、法律规定及合同约定等四个角度对签证进行全面把关，确保每一份经过监理单位及发包人审核确认的签证都是一份有效签证，可直接作为结算程序，同时避免过期补签、签而无效的情形出现。

2.建立合同培训及交底制度

    建筑企业可根据项目性质、规模及合同价款情况，就大中型项目设立合同培训及交底制度，可聘请专业律师团队对合同内容进行全面解读，并对项目人员进行指导和培训，将合同的有利条款和风险条款、操作注意事项通过合同培训及交底的方式明确告知合同履约人员，让每一个参与项目的技术、供应、预算、财务等管理人员对合同内容都有所了解，对自己的工作职责也做到心中有数。如此，建筑企业的签证单质量才可不断提高。只有项目部人员的签证和索赔的意识转化成实际行动，才能为建筑企业预防风险，开创效益。

3.严守合约，及时签证

    实际施工过程中，不少发包人代表经常在工程例会上提出变更等要求，事后又不及时补发书面通知；还有不少项目经理在出现可签证情形时不及时签，只顾埋头苦干，而缺乏书面签字确认意识，导致很多签证未及时办理。因此，建筑企业应更新“服从甲方，不办签证”等旧观念，严格按照合同约定，该签则签，刻不容缓。建筑企业该应重点注意的是，根据2013版施工合同第19款的相关规定，承包人不按合同约定的期限向发包人提出索赔的，则丧失索赔权利。

4.签证时的注意要点

（1）以合同约定为准：即注意审查签证内容是否属于合同约定的工程范围，对于签证格式是否有明确约定；

（2）签证的文字措辞恰当，依据要充分，要求发包人确认的意思表示明确；

（3）注意监理人及发包人在签证单上批注“签收”与“同意”的区别；

（4）对于发包人或其代表发出的口头指令，应及时以书面形式要求发包人或监理补充确认；

（5）依据约定由发包人授权代表签证：

第一，约定必须由多方共同签字确认才能生效的，应遵照办理；

第二，约定盖章才能生效的，应及时提请发包人加盖公章；

第三，对于各代表人有权限分工的情形，签证应遵照办理；

第四，发现授权文件授权不明时应及时发函要求发包人澄清。

（6）重视甲供材料签证：

第一，甲供料改为乙供料时，应要求甲方发出书面指令，并明确乙供料计价方式等事项；

第二，甲供料范围、损耗、计价方式等结算依据应约定明确；

第三，涉及到设计变更等事实导致甲供料用量增加的，也应及时签证。

（7）积极与监理、发包人等相关方沟通，创造良好的签证氛围；

（8）在发生争议时，应按照合同约定的索赔期限及时发出索赔意向通知书，否则将面临逾期失权的不利后果。

5.规范签证的送达方式

（1）结合签证单的具体内容，向发包人发出签证单的同时抄送监理、设计单位、勘察单位、指定分包商等相关方。设立收发文登记簿，对于不愿在文件上签字的，可要求其在登记簿上签收；

（2）建议采用EMS快递（及时查询签收）或者双挂号信的邮寄送达形式，建筑企业应在EMS快递单或挂号信上注明内部文件详细名称及内容，同时复印所寄文件，会同邮寄凭证和签收证明一并保存。邮寄送达后，建筑企业应及时到邮局复印收件人的签收单原件，同时在EMS官网打印EMS送达记录，并邮局加盖查询章后予以保存。

（3）采用E-mail、传真等电子数据形式送达时，应注意与其他证据形式结合使用。

（4）对于重要的签证文件资料，诸如涉及到重大设计变更、工期顺延等签证，建筑企业亦可采用公证送达的方式，让公证部门对送达资料内容、送达过程进行公证，增强证明效力。

此外，建筑企业还应当做好工程签证的归档工作，即安排专员对签证进行分类管理，并保留好每一份签证的原件以及与之对应的发文记录、签收记录及审核结果。

                                                                                  (作者单位：中伦律师事务所）